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Management Organisation > Documentation
Tous les documents relatifs à la maîtrise de l'hygiène, tous les enregistrements, toutes les procédures et instructions, tous les autres documents tels que les cahiers des charges, … sont identifiés, diffusés en tant que de besoin, archivés, mis à jour,…
1 - Documentation
Les informations suivantes sont archivées :
Les entreprises désireuses de faire certifier leur système de management de la sécurité des produits disposent d'une procédure documentée pour approuver, diffuser, revoir, identifier, gérer, etc. les documents nécessaires à ce système de management.
2 - Enregistrements
Les enregistrements constituent les éléments de preuve démontrant que la qualité hygiénique requise est obtenue et que les mesures mises en place suite à l'analyse des dangers potentiels sont appliquées (enregistrements de surveillance) ou efficaces (enregistrements de vérification). Ils peuvent également servir pour la traçabilité des produits.
Les enregistrements peuvent être :
- contrôles à réception (conformité par rapport au cahier des charges),
- température (produits, locaux, véhicules de transport, matériels),
- conformité des conditionnements, emballage, …
- résultats des analyses microbiologiques et physico-chimiques (produits, conditionnement, emballage, …), etc.,
Le délai d'archivage des enregistrements de surveillance et de traçabilité relatifs à une production déterminée est d'au moins 6 mois après expédition. Lorsque les produits sont destinés à la surgélation ou la transformation (conserves appertisées par exemple) la durée de stockage doit être de plusieurs années (au moins 5 ans), en fonction de la durée de vie des produits transformés.
Les enregistrements relatifs à la validation, la vérification, l'amélioration sont gardés tant qu'ils peuvent apporter des garanties sur les mesures mises en place, leur efficacité et la démarche d'amélioration de l'entreprise.